Mika - KI-Assistenten für Unternehmen

Warum im B2B Vertrieb die Hälfte aller E-Mails ein KI-Assistent übernehmen kann

Und warum sie die andere Hälfte lieber selbst schreiben.

Aktuelle Probleme beim E-Mail Ping Pong im B2B Sales

Zu viele E-Mails kosten Zeit, bremsen Abläufe und sorgen für unklare Antworten.

Zu viel Handarbeit

Mitarbeiter beantworten täglich dieselben E-Mails immer wieder und verlieren wertvolle Arbeitszeit.

Langsame Reaktionszeiten

Anfragen bleiben liegen, Antworten dauern zu lange und Interessenten oder Kunden warten unnötig.

Fachwissen

Um E-Mails im Sinne des Unternehmens professionell zu beantworten, braucht es entsprechendes Know How und Ausbildung.

Wachsendes E-Mail-Volumen

Mit mehr Anfragen steigt der Aufwand, ohne dass zusätzliche Mitarbeiter sofort helfen können.

Warum Sie bisher mit Handarbeit in vielen Sales Cycles hängenbleiben.

Viele Vertriebler glauben, dass es ausreicht, wenn man eine kurze Anfrage eines Interessenten auch zwei oder drei Tage später beantwortet. Die Info läuft ja nicht davon.

Aber sie müssen feststellen, dass sie dann auch wieder auf eine Rückmeldung des Kontaktes warten. Die meisten Vertriebsteams landen damit in langen Sales Cycles, die am Ende oft im Sand verlaufen.

Der Grund ist, dass vor Ort oft gerade Entscheidungen getroffen werden - und diese benötigen oft nur eine kurze Info oder Rückmeldung. Kommt die erst sehr spät, wird die Entscheidung in das nächste Meeting geschoben. Und wieder ins nächste.

Die Wahrheit lautet: Ohne automatische Reaktion sind Sie zu langsam, um sofort den Zuspruch zu erhalten.

Hier geht es nicht um die Beziehung zum Kontakt - solche E-Mails schreiben Sie immer selbst. Es geht darum, dass der Interessent sofort eine bestimmte Info braucht.

Geben Sie dem Entscheider in dem Moment die richtige Information, die er für seine Entscheidung benötigt, machen Sie den Abschluss. Er fragt aber in dem Moment nach, in dem er die Entscheidung ernsthaft treffen will. Denn vorher hat er sich noch nicht tiefer mit Ihrer Lösung beschäftigt.

Sitzen Sie dann in Meetings und kommen erst ein oder zwei Tage später dazu zu antworten, beschäftigt er sich vielleicht bereits mit dem Wettbewerber.

Aber wer mit einem Klick eine perfekte Antwort zur Verfügung stellen kann, der verkauft.

Die Lösung ist klar: Ein Button in Outlook muss her, der die relevante Information als E-Mail erstellt.

Sie bekommen eine E-Mail vom Interessenten und sehen, dass er weitere Informationen braucht. Diese stehen in den Unterlagen. Sie klicken und die Antwort wird generiert. Ohne Copy-Paste, einfach direkt in Outlook. Sie überfliegen den Entwurf, klicken auf Senden und das wars.

Damit das funktioniert, müssen wir folgendes tun: Wir erstellen einen maßgeschneiderten KI-Produktexperten und verknüpfen ihn mit Ihrem Outlook.

Unsere Lösung in 3 Schritten

Ein KI-Assistent beantwortet E-Mails schnell, passgenau und fachgerecht zu Ihren Produkten und Leistungen.

Dokumente und Datenblätter einlesen

Wissen aufbauen

Der KI-Assistent wird mit Unterlagen, der Webseite oder APIs gefüttert und automatisch aktualisiert. So entsteht eine verlässliche Grundlage für die benötigte Kompetenz.

Abläufe festlegen

Wir verbinden den Assistenten einfach per Add-In mit Ihrem Postfach und legen klare Regeln fest, z.B. zur Tonalität, zur Länge, usw.

Konfiguration und Verbindung
Aufgabe - Aufgabenstellung und Arbeitsprozess

Live gehen

In Ihrem Outlook entsteht ein Button, der Antworten basierend auf der Anfrage und den gespeicherten Fachinformationen entwirft. Sie können editieren oder sofort absenden.

Mini Fallstudie

Automatische E-Mail-Antworten für ein B2B Vertriebsteam mit vielen Inbounds.

Das Problem

Das Unternehmen erhielt aus Social Media Ads täglich viele ähnliche E-Mails zu Projekten, Preisen und dem Ablauf. Das Team war stark ausgelastet und die Antworten kamen oft zu spät oder fielen unterschiedlich aus. Das senkte den ROAS, denn eigentlich waren die Leads hart erarbeitet und teuer bezahlt.

Die Lösung

Mika wurde mit relevanten Unterlagen und klaren Regeln für die Bearbeitung eingerichtet. EIn einziger Verkäufer im Büro war für die Beantwortung dieser E-Mails zuständig. Er klickte einfach auf "Antwort generieren", überflog die E-Mail und sendete sie weiter.

Das Ergebnis

Die Interessenten merkten sofort: da ist jemand, der sich schnell kümmert. Vertrauen zum Unternehmen entstand und Einwände wurden sehr schnell aus der Welt geschafft. Die Abschlüsse stiegen stark an.

Ergebnisse & KPIs

Typische Resultate sind schnellere Antworten, weniger Aufwand und zufriedenere Anfragende.

-70% Antwortzeit

Wiederkehrende E-Mails werden sofort und ohne manuelle Bearbeitung beantwortet.

-40% weniger Fachwissen

Der KI-Assistent kennt alle Unterlagen zu Produkten und Leistungen. Die muss niemand mehr nachschlagen.

Mehr Abschlüsse

Verkäufer fallen nicht mehr in ewige Sales Cycles, sondern kommen viel schneller zum Abschluss.

Das sagen unsere Kunden

Tim Woitinek - Spezialist KI-Lösungen im Vertrieb
"Ein mittelständisches Beratungsunternehmen, das Mika für die Content-Erstellung, Auswertung von Feedbackbögen und Social Media nutzt, hat große Effekte erreicht. Schon nach kurzer Einführung erreichte das Unternehmen 60% Zeitersparnis bei der Erstellung von Kundenberichten und Posts."

Tim Woitinek

KI-Spezialist
KI-Lösungen im Vertrieb

Dr. Judith Behr - CEO weeBusiness GmbH
"Die Zusammenarbeit mit Simple Tools ist geprägt von Agilität, Schnelligkeit, Zuverlässigkeit und perfekten Ergebnissen gemäß Leistungsvorgabe. Vorbehaltlose Empfehlung!"

Dr. Judith Behr

Geschäftsführerin
CEO weeBusiness GmbH

Michael Scheibe - Geschäftsführer Cooinx S.A.
"einfach perfekt; besprochen, programmiert, just in time geliefert. freue mich auf die weitere zusammenarbeit. kann ich nur empfehlen."

Michael Scheibe

Geschäftsführer
Cooinx S.A.

Dr. Benedikt Franke - Geschäftsführer Münchener Sicherheitskonferenz
"Simple Tools hat es uns ermöglicht, unsere Liebe zum Detail und zur umfassenden Betreuung unserer Gäste und Formate nahtlos in den digitalen Raum zu übertragen."

Dr. Benedikt Franke

Geschäftsführer
Münchener Sicherheitskonferenz

Hanna Oberrenner - Geschäftsführerin Zeichen & Wunder GmbH
"Durch Mika schaffen wir einen KI-gestützten Co-Creation-Prozess, der unserem Anspruch an Qualität entspricht. Genau an dieser Schnittstelle – wo technologische Effizienz auf menschliche Exzellenz trifft – entstehen die stärksten Resultate."

Hanna Oberrenner

Geschäftsführerin
Zeichen & Wunder GmbH

Sarah Rojewski - KI-Influencerin und LinkedIn Top Voice
"Die KI-Potenzial-Analyse ist ein vielfach bewährtes Verfahren, das in Zusammenarbeit von Organisationssoziologen und Softwareentwicklern exklusiv für Mika entwickelt wurde."

Sarah Rojewski

KI-Influencerin
LinkedIn Top-Voice

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Häufige Fragen

Mika liest eingehende E-Mails, erkennt das Anliegen und erstellt passende Antworten auf Basis Ihrer Vorgaben direkt in Outlook. Sie können die Antwort editieren oder auch einfach direkt absenden.

Ja, Mika kann direkt in ein Postfach eingebunden werden. So passt sich die Lösung an Ihre bestehende Arbeitsweise an.

Die Einführung geschieht innerhalb einer Woche. Wir richten Wissen, Regeln und Abläufe gemeinsam ein und testen alles vor dem Start.

Ja, genau dafür ist unser Vorgehen gedacht. Wir erstellen einen passenden Prototypen, den Sie direkt mit echten Beispielen ausprobieren können.

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